Un archivio cartaceo necessita di sistemi di sicurezza (sistemi antincendio, porte tagliafuoco, ventilazione e filtri a prova di fumo, ecc.) che si aggiungono agli obblighi in materia di GDPR compliance.
A oggi, il 5% dei documenti viene smarrito e mai più ritrovato. Di questi, solo il 20% viene ricreato ma determinando ulteriori costi.
Un servizio di conservazione sostitutiva in cloud risponde a tutte queste esigenze, consentendo un notevole risparmio di tempo e risorse.
RITIRO MATERIALI CARTACEI
Una squadra provvederà al ritiro dalla sede dell’Agenzia, nei giorni concordarti e trasporterà i materiali presso i nostri depositi.
ARCHIVIAZIONE FISICA
All’arrivo del materiale , verificata la corrispondenza tra l’elenco di presa in carico e il documento di trasporto; ogni scatola sarà registrata sul sistema informatico e identificata con un’etichetta per poi essere trasferita alla destinazione finale.
DIGITALIZZAZIONE
Ogni scatola sarà trasferita in sala scansione dove si provvederà all’estrazione dei documenti dalle scatole, alla normalizzazione e alla scansione massiva.
CARICAMENTO SU SW DI CONSULTAZIONE
Le immagini prodotte saranno caricate, all’interno di una piattaforma web che ne consentirà la ricerca e la consultazione con apposite credenziali d’accesso.
NUOVA DOCUMENTAZIONE
Si prevedono nuovi ritiri a cadenze concordate per rinnovare il processo sui nuovi documenti prodotti dalla vostra Agenzia. Nel sistema potranno essere inseriti anche i documenti nativi digitali.
Scarto e Macero
Al termine del periodo di conservazione previsto dalla normativa vigente, dopo aver verificato che non vi siano sinistri in corso ) e sempre con il permesso delle Agenzie clienti, effettueremo il macero certificato della documentazione rilasciando il FIR (Formulario di Identificazione dei Rifiutii.
Flessibilità
Conservazione
Replicabilità
Trasmissibilità
Facilità di ricerca
Archiviazione
DOCUMENTI
BROCHURE
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