Oggi la corretta gestione documentale rappresenta un pilastro della governance aziendale.
La conservazione digitale a norma, infatti, non è solo un obbligo, ma un elemento strategico per garantire compliance, affidabilità, efficienza operativa e valore nel tempo ai documenti aziendali.
Un sistema di conservazione non adeguatamente strutturato può esporre l’organizzazione a rischi su più livelli: normativi, operativi e gestionali.
Per questo motivo, sempre più aziende scelgono di affidarsi a competenze specialistiche per rafforzare la governance dei processi documentali.
In questo scenario il Responsabile della Conservazione è una figura chiave, con responsabilità giuridica sul processo, che garantisce il corretto funzionamento del sistema e la conformità alle linee guida AGID – Agenzia per l’Italia Digitale.
Le principali funzioni:
✔ Definizione delle politiche di conservazione e dei requisiti del sistema
✔ Monitoraggio continuo del corretto funzionamento del sistema di conservazione
✔ Verifica periodica di integrità e leggibilità dei documenti nel tempo
✔ Adozione delle misure di sicurezza fisica e logica
✔ Redazione e aggiornamento del Manuale di Conservazione
La practice BPM & Automation di Softlab S.p.A. supporta le organizzazioni nella gestione end-to-end della funzione di conservazione, attraverso un approccio integrato che combina competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, inclusa la gestione in completo outsourcing.
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