Whistleblowing

FAQ: GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Di seguito viene fornita una guida sintetica con le istruzioni per effettuare una segnalazione e l’elenco dei canali di comunicazione.

• CHI PUO’ SEGNALARE?
Dipendenti inclusi i dirigenti, membri degli organi amministrativi e di controllo di Softlab S.p.A., azionisti, partner commerciali, fornitori, consulenti e in generale chiunque abbia avuto o abbia una relazione lavorativa o d’affari con Softlab S.p.A.

• COSA PUOI SEGNALARE?
Puoi segnalare: Comportamenti in violazione del Codice Etico, del Modello 231, di leggi e regolamenti, di provvedimenti delle Autorità, di procedure e disposizioni aziendali, e comunque comportamenti in grado di arrecare un danno, anche solo d’immagine, a Softlab S.p.A. di cui si abbia notizia nell’ambito delle attività della azienda, tra cui: a) comportamenti illeciti derivanti da norme dell’Unione o nazionali in materia di appalti pubblici, servizi prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasposti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi, e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; b) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione e c) atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione. La segnalazione deve contenere le informazioni utili per poter accertare i fatti segnalati, informazioni che chi effettua la segnalazione ha fondati motivi di ritenere che siano vere al momento della segnalazione.

• CHI GESTISCE LA TUA SEGNALAZIONE?
Softlab S.p.A. ha individuato il Gestore della Segnalazione nel proprio Organismo di Vigilanza (“OdV”) incaricandolo del compito di gestire il canale della segnalazione e la segnalazione stessa. Questa scelta è dettata dall’obiettivo di garantire il più possibile il segnalante e gli altri stakeholder, inclusa la Società, attesi gli elevati livelli di competenza ed autonomia propri dell’OdV.

• COME PUOI INVIARE UNA SEGNALAZIONE?
Softlab S.p.A. mette a disposizione più canali di trasmissione della segnalazione:
o Piattaforma informatica accessibile al link https://softlab.openblow.it/#/. Tale canale è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a garantire immediatamente, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.
o Verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante, in apposita audizione, al gestore della segnalazione, riportata a verbale e sottoscritta dal segnalante.
Ti facciamo presente che, se decidi di trasmettere la Segnalazione per il tramite della Piattaforma, una volta trasmessa ti apparirà un disclaimer disclaimer con la password di accesso di 16 caratteri (KEY CODE) che dovrai annotare per seguire la Segnalazione.
In caso di smarrimento della password, non sarà possibile recuperarla ma si dovrà procedere ad un nuovo inserimento.
È tuo onere accedere alla Piattaforma, mediante la suddetta password, per avere informazioni sulla presa in carico della Tua Segnalazione, sulla sua archiviazione, sulla necessità di rispondere a richiedere dell’Organo Gestorio.

• PERCHÉ DOVRESTI FARE UNA SEGNALAZIONE?
Le segnalazioni effettuate in buona fede e nell’interesse del bene comune possono permettere a Softlab S.p.A. di individuare per tempo e porre rimedio a comportamenti illeciti ed azioni irregolari che possono danneggiarla.

• CHE GARANZIE TI ASSICURA SOFTLAB S.P.A. SE FAI UNA SEGNALAZIONE?
È garantita la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, nel pieno rispetto della legge, ed è vietata ogni forma di ritorsione o discriminazione in conseguenza della segnalazione.

• COSA FA SOFTLAB S.P.A. UNA VOLTA RICEVUTA LA TUA SEGNALAZIONE?
Il gestore della segnalazione (nel caso di Softlab S.p.A., l’OdV) verifica il contenuto della segnalazione per accertare i fatti e per consentire l’adozione delle misure che occorrono per prevenire o sanzionare le irregolarità o gli illeciti individuati.

• PUOI INVIARE UNA SEGNALAZIONE IN FORMA ANONIMA?
Sì. Se però rendi nota la tua identità inviando la segnalazione, Softlab S.p.A. ti garantisce la piena tutela della tua riservatezza secondo legge e potrà informarti sull’esito degli accertamenti svolti grazie alla tua segnalazione.

• COME VIENE GARANTITA LA PROTEZIONE DALLE SEGNALAZIONI CALUNNIOSE O DIFFAMATORIE?
Le segnalazioni calunniose o diffamatorie sono vietate e sanzionate secondo legge.

• COME VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI?
I dati saranno trattati nel rispetto della normativa applicabile in materia.
Tutte le informazioni relative alle finalità e alle modalità del trattamento sono disponibili online sul sito https://soft.it/softlab-spa/whistleblowing/